Colegio San José Pilcalli:
“confía, suelta y relaja” — de caos manual a una operación automatizada
Automatización de cobranza y facturación para recuperar tranquilidad (y tiempo mental) sin perder control.
Yo llevaba un muy buen control, soy muy ordenada y muy escrupulosa. Cuando conocí Cometa dije: ‘uy, voy a poder hacer otras cosas’. Al principio te da miedo, estás hablando de dinero, pero empecé a soltar: ‘confía, suelta y relaja’. Y vi que está todo transparente.
+61%
Mejora en pagos a tiempo
100%
Eficiencia en emisión de
facturas
El Colegio San José Pilcalli es una escuela familiar y muy comunitaria, con una operación administrativa que durante años se sostuvo con procesos manuales y mucha “memoria institucional”. Cuando Rebeca se metió de lleno, se encontró con una cobranza que dependía de Excel, efectivo, y controles físicos.
En sus palabras: “todo el control de la cobranza dependía de los tarjetones azules… imagínate que el tarjetón no se te puede perder”. Además, esa informalidad generaba “mucho gris… mucha opacidad”.
Con el tiempo lograron “ordenarse” con un sistema anterior, pero seguía siendo un proceso extremadamente manual y con riesgo de error humano,
sobre todo en facturación. La gota que derramó el vaso fue un problema fiscal: “un problema con el PAC famoso del SAT” que generó facturas mal emitidas, y detonó una crisis operativa: “’3 de la mañana’… ‘una por una, manual’… ‘rehicimos como 100 facturas’… ‘Sandra y yo nos picábamos los ojos’”.
Ahí es cuando Cometa entra como el cambio de juego. Rebeca lo describe así: “sí ha sido un cambio impresionante”. Pasaron de registrar, conciliar y facturar manualmente, a un sistema donde “todas las chambas que me llevaban horas, horas… ya lo hace la tecnología”, con visibilidad y control: “necesito ver el orden… visualizar que todo está funcionando”. Y una vez que confió en el sistema: “confía, suelta y relaja”.
Cobranza manual y alto estrés operativo
La gestión de pagos dependía de procesos manuales, controles físicos y registros en Excel. Esto hacía la cobranza lenta, propensa a errores y generaba poca claridad sobre el estado real de los pagos.
Saturación operativa en un equipo que lo hacía todo
Como colegio familiar, una sola persona concentraba múltiples responsabilidades. El tiempo se iba en tareas administrativas repetitivas, dejando poco espacio para enfocarse en lo estratégico o en la experiencia educativa.
Facturación y control fiscal con demasiado riesgo
La facturación manual y la dependencia de sistemas poco confiables generaron episodios críticos de estrés, incluyendo errores fiscales y retrabajo intenso para corregir facturas. El equipo necesitaba una solución que diera certeza, trazabilidad y tranquilidad.
Con Cometa, la cobranza y la facturación dejaron de vivir en el mundo de lo manual. Rebeca lo resume con una palabra: “eficiencia”. Lo que antes eran horas de conciliación, facturas, revisar centavos y alarmas para no fallar (“se me iba”), ahora es un flujo que corre con más precisión: “con Cometa es imposible que te fallen los centavos… está tan, tan cuadrado”.
Al inicio, la transición implicó soltar control — y eso da miedo cuando “estás hablando de dinero… es heavy”. Pero en cuanto comprobó transparencia peso por peso (“necesito ver con santo y seña… cada peso”), empezó a
confiar: “empecé a ver que funcionaba y empecé a soltar”.
El resultado es doble: familias más contentas y una administración más ligera. En su experiencia, “los papás están contentos” y “no me había pasado que los primeros 10 días del mes hubiera tan buena respuesta en cuanto a la cobranza”. Y del lado del colegio, se siente como recuperar aire: “voy a poder hacer otras cosas” — volver a enfocarse en lo que sí aporta valor (como comunicación, comunidad, mejorar la experiencia).
Una sola plataforma para gestionar pagos, inscripciones y comunicación con la comunidad escolar.
