Webinar
En este webinar conversamos con Oscar Hernández, Director General del Instituto Las Torres Siglo 21, y Diego Vallejo, Director General del Colegio Reims, sobre cómo estructurar un equipo comercial de admisiones que funcione de verdad. En el sector educativo privado existe una tensión histórica entre la identidad pedagógica del colegio y la necesidad de pensar —y actuar— con lógica comercial. Ambos directivos llevan años resolviendo esa tensión con equipos reales, procesos medibles y resultados concretos.
Durante la sesión, Oscar y Diego detallaron cómo separan los procesos de reinscripción y captación, qué perfiles han aprendido a contratar, cómo evolucionan sus estructuras a medida que el colegio crece y qué errores cometieron al principio con los incentivos. Los directivos que quieren crecer su matrícula encontrarán aquí un mapa práctico para empezar o afinar su propio equipo de admisiones.
La captación y retención no son solo responsabilidad del área comercial: todos los que toman decisiones en el colegio deben conocer los números. Compartir las métricas semanalmente con directoras de sección y coordinadores los convierte en corresponsables del resultado.
Ambos directores coinciden en que perder una semana sin revisar los indicadores de captación y reinscripción tiene un costo alto: se pierde capacidad de ajuste y se acumulan situaciones que después son más difíciles de resolver.
El proceso de reinscripción y el de nuevo ingreso requieren perfiles, momentos y dinámicas diferentes. Mezclarlos en un mismo equipo sin distinción de roles es uno de los errores más comunes en colegios que están comenzando a profesionalizar sus admisiones.
Diego Vallejo describió uno de los roles más novedosos de la sesión: una persona dedicada exclusivamente al seguimiento de familias ya inscritas, especialmente los nuevos ingresos. No es un vendedor ni una directora; es quien descarga las situaciones cotidianas antes de que se conviertan en razones de baja.
Para colegios que apenas están armando su equipo comercial, la recomendación es empezar con un asesor que cubra todo el proceso: prospectar, concertar citas, presentar el colegio y cerrar la inscripción. La especialización por roles —alguien que solo agenda, alguien que solo cierra— es una etapa de madurez posterior.
Uno de los momentos más potentes de la sesión fue cuando Óscar describió la diferencia entre un vendedor transaccional y un asesor que realmente orienta al padre de familia. El asesor que hace preguntas correctas descubre lo que el prospecto necesita y entonces presenta los atributos del colegio que resuelven exactamente eso.
Diego Vallejo compartió uno de los hallazgos más prácticos de toda la charla: el perfil que mejor ha funcionado en el Colegio Reims no es el vendedor con experiencia en otro giro, sino madres del mismo colegio con trayectoria profesional previa que buscan reincorporarse al mundo laboral de forma flexible.
Solo el 25% de los colegios utilizan incentivos para sus equipos comerciales, según datos compartidos en el webinar. Para ambos directores, ese es el error más costoso: un equipo sin incentivos variables tiene poco motivo para esforzarse más allá del mínimo.
La matrícula de un colegio privado no crece sola, ni se retiene por inercia. Los colegios que han profesionalizado sus procesos de captación y retención no lo hicieron de un día para otro: empezaron con un solo asesor, aprendieron el proceso desde adentro y fueron especializando sus roles a medida que el volumen y la experiencia lo justificaron. Lo que distingue a estas instituciones no es un presupuesto extraordinario, sino una convicción clara: pensar comercialmente no contradice la misión educativa, la sostiene.
El miedo a "venderse" o a "sonar como empresa" es comprensible, pero costoso. Los colegios con las matrículas más sanas son los que han aprendido a articular con precisión por qué existen, qué los diferencia y cómo eso beneficia a cada familia específica. Cuando el equipo comercial hace las preguntas correctas y el proceso está bien medido, la inscripción deja de ser un acto de convencimiento y se convierte en una asesoría genuina.
La otra gran lección de esta sesión es que los incentivos no son un gasto: son el mecanismo que alinea el esfuerzo del equipo con los objetivos del colegio. Un sistema de comisiones —aunque sea básico al inicio— transforma la actitud de quienes trabajan en admisiones. Y un colegio que tiene claro cuántos alumnos necesita retener o captar para que ese equipo se pague solo, ya está tomando decisiones con criterio de inversión, no de gasto.
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